Conserver ses factures aux Pays-Bas : 7 ans, et comment une facture numérique reste authentique, preuves à l'appui

Aux Pays-Bas, vous conservez les factures pendant 7 ans, et les factures relatives à des biens immobiliers pendant 10 ans. Une facture numérique se conserve sous forme numérique, dans la forme sous laquelle vous l’avez envoyée ou reçue. Et pendant toute cette durée, vous devez pouvoir démontrer que la facture est authentique et n’a pas été modifiée.

Personne ne doute de la première partie. C’est la dernière qui demande le plus. Cet article expose les règles et montre comment conserver une facture numérique de sorte que, dans sept ans, elle prouve toujours ce qu’elle doit prouver.

Combien de temps conserver les factures aux Pays-Bas ?

La durée de conservation des factures aux Pays-Bas est de 7 ans. C’est ce que prévoit la loi générale sur les impôts de l’État (Algemene wet inzake rijksbelastingen, article 52, paragraphe 4), et le Code civil néerlandais (Burgerlijk Wetboek, article 2:10, paragraphe 3) fixe la même durée pour la comptabilité.

Les factures relatives à des biens immobiliers se conservent 10 ans. Si vous participez au One Stop Shop (OSS) pour les ventes à des consommateurs dans d’autres pays de l’UE, les livraisons et prestations de services relevant de ce régime se conservent elles aussi 10 ans.

Sous quelle forme les conserver ?

L’administration fiscale néerlandaise, le Belastingdienst, est claire à ce sujet : vous conservez les factures dans la forme sous laquelle vous les avez envoyées ou reçues. Les factures numériques ne s’impriment pas, elles se stockent sous forme numérique.

Si vous recevez une facture électronique sous forme de fichier UBL ou XML, conservez ce fichier. Une impression ou un rendu PDF ne le remplace pas. Si vous recevez un PDF, conservez ce PDF.

Pouvez-vous numériser les factures papier et les jeter ?

Oui, sous conditions. Selon le Belastingdienst, la copie numérisée doit être une reproduction exacte et complète de l’original, et les caractéristiques qui montrent que la facture est authentique doivent elles aussi être conservées. Si vous remplissez ces conditions, vous n’avez pas besoin de conserver les originaux papier.

Les enregistrements numériques eux-mêmes se conservent alors tout aussi longtemps, 7 ans, ou 10 ans pour les biens immobiliers et l’OSS, et doivent pouvoir être contrôlés dans un délai raisonnable.

Authentique, inchangée et lisible, pendant sept ans

C’est le cœur du sujet. La directive TVA de l’UE (2006/112/CE, article 233) exige trois choses de chaque facture, papier ou numérique, depuis le moment de son émission jusqu’à la fin de la période de conservation :

• Authenticité de l’origine : vous pouvez démontrer de qui provient la facture.
• Intégrité du contenu : vous pouvez démontrer que rien n’y a été modifié.
• Lisibilité : dans sept ans, la facture peut toujours être ouverte et lue.

La manière d’y parvenir vous appartient. La directive cite comme exemple une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison. Mais un fichier dans un dossier ne prouve rien à lui seul. N’importe qui peut l’ouvrir, le modifier et l’enregistrer à nouveau, et il a exactement le même aspect.

Comment rendre une facture numérique probante

Trois éléments transforment un fichier en preuve :

1. Un format d’archivage. PDF/A-3 est la norme ISO pour les documents qui doivent rester lisibles pendant des décennies. Les polices et tout ce qui est nécessaire pour afficher la facture se trouvent dans le fichier. PDF/A-3 peut aussi contenir le XML de la facture électronique, de sorte que les personnes et les logiciels lisent le même fichier.
2. Une empreinte. Un hachage cryptographique, comme SHA-384, est une empreinte unique du fichier. Modifiez un seul octet et l’empreinte change. Enregistrez chaque étape dans une chaîne de hachage, et l’historique du document devient lui aussi vérifiable.
3. Un horodatage. Un horodatage RFC 3161 émis par une autorité d’horodatage indépendante lie cette empreinte à un instant précis. Il montre que le fichier existait exactement sous cette forme à ce moment-là.

Ensemble, ils répondent à la question que pose un auditeur : est-ce bien la facture envoyée à l’époque, et est-elle restée inchangée depuis ?

Comment SealDoc le fait pour chaque facture

Avec SealDoc, chaque facture est une preuve dès le tout premier instant :

• PDF/A-3 avec la facture électronique à l’intérieur. Chaque facture que vous créez avec SealDoc est un PDF/A-3 avec le XML intégré, validée selon la norme européenne EN 16931 avant que SealDoc ne la scelle.
• Une empreinte et une chaîne de hachage. SealDoc calcule le hachage du document et enregistre chaque étape dans une chaîne de hachage.
• Un horodatage. Pour chaque facture, SealDoc demande un horodatage RFC 3161 à une autorité d’horodatage indépendante.
• Un dossier de preuves. À partir du plan Starter, vous téléchargez un Legal Evidence Pack par document : un ZIP contenant le document, ses enregistrements de preuve et un manifeste avec le hachage de chaque fichier, vérifiable sans SealDoc.
• Un stockage européen. SealDoc fonctionne dans un centre de données européen, sur une infrastructure que nous gérons nous-mêmes.

Vous téléchargez la facture, le XML et le dossier de preuves pour vos propres archives. Lors d’un contrôle, vous avez alors tout en main : l’original, la preuve qu’il est authentique et la preuve qu’il est inchangé. Créez vos factures avec SealDoc.

Questions fréquentes

Combien de temps dois-je conserver les factures aux Pays-Bas ?

7 ans. Les factures relatives à des biens immobiliers se conservent 10 ans.

Puis-je imprimer les factures numériques et ne garder que le papier ?

Non. Une facture que vous avez reçue ou envoyée sous forme numérique se conserve sous forme numérique, dans la forme sous laquelle vous l’avez reçue ou envoyée.

Puis-je numériser les factures papier et jeter l’original ?

Oui, si la copie numérisée est une reproduction exacte et complète de l’original et si les caractéristiques qui montrent son authenticité sont elles aussi conservées. Vous n’avez alors pas besoin de conserver l’original papier.

Un PDF ordinaire suffit-il comme archive ?

Un PDF ordinaire peut dépendre de polices ou de logiciels qui n’existeront plus dans quelques années. PDF/A-3 est conçu pour rester lisible par lui-même, et peut conserver le XML de la facture électronique dans le même fichier.

Comment prouver qu’une facture numérique n’a pas été modifiée ?

Avec une empreinte (hachage) du fichier, enregistrée au moment de l’émission et ancrée par un horodatage RFC 3161. Toute modification ultérieure produit une empreinte différente. Pour les durées de conservation dans d’autres pays européens, consultez les durées légales de conservation des documents dans l’UE.