Conservar facturas en los Países Bajos: 7 años, y cómo una factura digital sigue demostrando que es auténtica

En los Países Bajos conservas las facturas durante 7 años, y las facturas relativas a bienes inmuebles durante 10 años. Una factura digital se conserva en formato digital, en la forma en que la enviaste o la recibiste. Y durante todo el plazo debes poder demostrar que la factura es auténtica y no se ha modificado.

Nadie duda de la primera parte. La última es la que más exige. Este artículo expone las normas y muestra cómo conservar una factura digital para que dentro de siete años siga demostrando lo que tiene que demostrar.

¿Cuánto tiempo conservas las facturas en los Países Bajos?

El plazo de conservación de las facturas en los Países Bajos es de 7 años. Así lo establece la Ley General de Impuestos Estatales (Algemene wet inzake rijksbelastingen, artículo 52, apartado 4), y el Código Civil neerlandés (artículo 2:10, apartado 3) fija el mismo plazo para la contabilidad.

Las facturas relativas a bienes inmuebles se conservan durante 10 años. Si participas en el One Stop Shop (OSS) para ventas a consumidores de otros países de la UE, las entregas y prestaciones de servicios acogidas a ese régimen también se conservan durante 10 años.

¿En qué forma las conservas?

La administración tributaria neerlandesa, la Belastingdienst, lo deja claro: las facturas se conservan en la forma en que las enviaste o las recibiste. Las facturas digitales no se imprimen, se guardan en formato digital.

Si recibes una factura electrónica como archivo UBL o XML, conserva ese archivo. Una impresión o una representación en PDF no lo sustituye. Si recibes un PDF, conserva ese PDF.

¿Puedes escanear las facturas en papel y tirarlas?

Sí, con condiciones. Según la Belastingdienst, el escaneo debe ser una reproducción correcta y completa del original, y también deben guardarse los elementos que demuestran que la factura es auténtica. Si cumples esas condiciones, no necesitas conservar los originales en papel.

Los propios registros digitales se conservan entonces durante el mismo tiempo, 7 años o, para los bienes inmuebles y el OSS, 10 años, y deben poder verificarse en un plazo razonable.

Auténtica, inalterada y legible, durante siete años

Este es el núcleo. La Directiva del IVA de la UE (2006/112/CE, artículo 233) exige tres cosas de cada factura, en papel o digital, desde el momento de su expedición hasta el final del plazo de conservación:

• Autenticidad del origen: puedes demostrar de quién procede la factura.
• Integridad del contenido: puedes demostrar que nada en ella ha cambiado.
• Legibilidad: dentro de siete años la factura todavía se puede abrir y leer.

Cómo lo garantizas depende de ti. La directiva pone como ejemplo una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega. Pero un archivo en una carpeta no demuestra nada por sí solo. Cualquiera puede abrirlo, editarlo y volver a guardarlo, y tiene exactamente el mismo aspecto.

Cómo hacer que una factura digital sea demostrable

Tres piezas convierten un archivo en evidencia:

1. Un formato de archivado. PDF/A-3 es la norma ISO para documentos que deben seguir siendo legibles durante décadas. Las fuentes y todo lo demás que hace falta para mostrar la factura están dentro del archivo. PDF/A-3 también puede llevar el XML de la factura electrónica, de modo que las personas y el software leen el mismo archivo.
2. Una huella digital. Un hash criptográfico, como SHA-384, es una huella única del archivo. Cambia un solo byte y la huella cambia. Registra cada paso en una cadena de hashes y también se puede comprobar el historial del documento.
3. Un sello de tiempo. Un sello de tiempo RFC 3161 de una autoridad de sellado de tiempo independiente vincula esa huella a un momento concreto. Demuestra que el archivo existía exactamente en esa forma en ese momento.

Juntas responden a la pregunta que hace un auditor: ¿es esta la factura que se envió en su día, y ha permanecido inalterada desde entonces?

Cómo lo hace SealDoc con cada factura

Con SealDoc, cada factura es evidencia desde el primer momento:

• PDF/A-3 con la factura electrónica dentro. Cada factura que creas con SealDoc es un PDF/A-3 con el XML incrustado, validado según la norma europea EN 16931 antes de que SealDoc lo selle.
• Una huella digital y una cadena de hashes. SealDoc calcula el hash del documento y registra cada paso en una cadena de hashes.
• Un sello de tiempo. SealDoc solicita para cada factura un sello de tiempo RFC 3161 a una autoridad de sellado de tiempo independiente.
• Un paquete de evidencia. A partir del plan Starter descargas un Paquete de Evidencia Legal por documento: un ZIP con el documento, sus registros de evidencia y un manifiesto con el hash de cada archivo, verificable sin SealDoc.
• Almacenamiento europeo. SealDoc funciona en un centro de datos europeo, sobre infraestructura que gestionamos nosotros mismos.

Descargas la factura, el XML y el paquete de evidencia para tus propios registros. En una auditoría lo tienes entonces todo a mano: el original, la prueba de su autenticidad y la prueba de que no ha cambiado. Crea tus facturas con SealDoc.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas en los Países Bajos?

7 años. Las facturas relativas a bienes inmuebles se conservan durante 10 años.

¿Puedo imprimir las facturas digitales y conservar solo el papel?

No. Una factura que recibiste o enviaste en formato digital se conserva en formato digital, en la forma en que la recibiste o la enviaste.

¿Puedo escanear las facturas en papel y tirar el original?

Sí, si el escaneo es una reproducción correcta y completa del original y también se guardan los elementos que demuestran su autenticidad. Entonces no necesitas conservar el original en papel.

¿Basta un PDF normal como archivo?

Un PDF normal puede depender de fuentes o de software que dentro de unos años ya no existirán. PDF/A-3 está hecho para seguir siendo legible por sí solo, y puede guardar el XML de la factura electrónica en el mismo archivo.

¿Cómo demuestro que una factura digital no se ha modificado?

Con una huella digital (hash) del archivo, registrada en el momento de la expedición y anclada con un sello de tiempo RFC 3161. Cualquier cambio posterior produce una huella distinta. Para los plazos de conservación en otros países europeos, consulta los períodos de retención de documentos en la UE.