Facturen bewaren: 7 jaar, en zo blijft een digitale factuur bewijsbaar echt

In Nederland bewaar je facturen 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar. Een digitale factuur bewaar je digitaal, in de vorm waarin je hem verstuurde of ontving. En de hele termijn moet je kunnen laten zien dat de factuur echt is en niet is veranderd.

Over het eerste deel twijfelt niemand. Het laatste deel vraagt het meeste. Dit artikel zet de regels op een rij, en laat zien hoe je een digitale factuur zo bewaart dat hij over zeven jaar nog steeds bewijst wat hij moet bewijzen.

Hoe lang bewaar je facturen in Nederland?

De bewaartermijn voor facturen in Nederland is 7 jaar. Zo staat het in de Algemene wet inzake rijksbelastingen (artikel 52, lid 4), en het Burgerlijk Wetboek (artikel 2:10, lid 3) noemt dezelfde termijn voor de administratie.

Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Doe je mee aan de One Stop Shop (OSS) voor verkopen aan consumenten in andere EU-landen, dan geldt voor de leveringen en diensten die daaronder vallen ook 10 jaar.

In welke vorm bewaar je ze?

De Belastingdienst is daar helder over: “U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen.” En: “Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.”

Ontvang je een e-factuur als UBL- of XML-bestand, bewaar dan dat bestand. Een afdruk of een pdf-weergave vervangt het niet. Ontvang je een pdf, bewaar dan die pdf.

Mag je papieren facturen scannen en weggooien?

Ja, onder voorwaarden. Volgens de Belastingdienst moet de scan “een juiste en volledige weergave van het origineel” zijn, en “Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen.” Voldoe je daaraan, dan hoef je de papieren originelen niet te bewaren.

De digitale administratie zelf bewaar je dan net zo lang, 7 of 10 jaar, en die moet “binnen een redelijke termijn controleerbaar” zijn.

Echt, ongewijzigd en leesbaar, zeven jaar lang

Hier zit de kern. De Europese btw-richtlijn (2006/112/EG, artikel 233) eist dat van elke factuur, op papier of digitaal, drie dingen gewaarborgd zijn vanaf het moment van uitreiken tot het einde van de bewaartermijn:

De echtheid van de herkomst: je kunt aantonen van wie de factuur komt.
De integriteit van de inhoud: je kunt aantonen dat er niets aan veranderd is.
De leesbaarheid: de factuur is over zeven jaar nog te openen en te lezen.

Hoe je dat waarborgt, bepaal je zelf. De richtlijn noemt als voorbeeld een betrouwbaar controlespoor tussen de factuur en de levering. Maar een bestand in een map bewijst uit zichzelf niets. Iedereen kan het openen, aanpassen en opnieuw opslaan, en dan ziet het er precies hetzelfde uit.

Zo maak je een digitale factuur bewijsbaar

Drie bouwstenen maken van een bestand een bewijsstuk:

Een archiefformaat. PDF/A-3 is de ISO-norm voor documenten die decennia leesbaar moeten blijven. Lettertypen en alles wat nodig is om de factuur te tonen, zitten in het bestand zelf. PDF/A-3 kan bovendien de XML van de e-factuur bevatten, zodat mens en software hetzelfde bestand lezen.
Een vingerafdruk. Een cryptografische hash, zoals SHA-384, is een unieke vingerafdruk van het bestand. Verander één byte en de vingerafdruk is een andere. Leg je elke stap vast in een hashketen, dan is ook het verloop van het document te controleren.
Een tijdstempel. Een RFC 3161-tijdstempel van een onafhankelijke tijdstempelautoriteit koppelt die vingerafdruk aan een tijdstip. Daarmee laat je zien dat het bestand op dat moment in precies deze vorm bestond.

Samen beantwoorden ze de vraag die een controleur stelt: is dit de factuur die toen is verstuurd, en is hij sindsdien onveranderd?

Zo doet SealDoc dat voor elke factuur

Met SealDoc is elke factuur vanaf het eerste moment een bewijsstuk:

PDF/A-3 met de e-factuur erin. Elke factuur die je met SealDoc maakt, is een PDF/A-3 met de XML ingebed, getoetst tegen de Europese norm EN 16931 voordat SealDoc hem verzegelt.
Een vingerafdruk en een hashketen. SealDoc berekent de hash van het document en legt elke stap vast in een hashketen.
Een tijdstempel. SealDoc vraagt bij elke factuur een RFC 3161-tijdstempel aan bij een onafhankelijke tijdstempelautoriteit.
Een bewijspakket. Vanaf het Starter-pakket download je per document een Legal Evidence Pack: een ZIP met het document, zijn bewijsregels en een manifest met de hash van elk bestand, te controleren zonder SealDoc.
Europese opslag. SealDoc draait in een Europees datacenter, op infrastructuur die we zelf beheren.

De factuur, de XML en het bewijspakket download je voor je eigen administratie. Zo heb je bij een controle alles in handen: het origineel, het bewijs dat het echt is en het bewijs dat het onveranderd is. Maak je facturen met SealDoc.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik facturen bewaren in Nederland?

7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar.

Mag ik digitale facturen uitprinten en alleen het papier bewaren?

Nee. Een factuur die je digitaal ontving of verstuurde, bewaar je digitaal, in de vorm waarin je hem ontving of verstuurde.

Mag ik papieren facturen scannen en het origineel weggooien?

Ja, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken mee worden opgeslagen. Dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren.

Is een gewone pdf goed genoeg als archief?

Een gewone pdf kan afhankelijk zijn van lettertypen of software die over jaren niet meer beschikbaar zijn. PDF/A-3 is gemaakt om zelfstandig leesbaar te blijven, en kan de e-factuur-XML in hetzelfde bestand bewaren.

Hoe bewijs ik dat een digitale factuur niet is veranderd?

Met een vingerafdruk (hash) van het bestand, vastgelegd op het moment van uitreiken en verankerd met een RFC 3161-tijdstempel. Elke latere wijziging geeft een andere vingerafdruk. Een overzicht van de bewaartermijnen in andere Europese landen vind je in wettelijke bewaartermijnen in de EU.