Conservare le fatture nei Paesi Bassi: 7 anni, e come una fattura digitale resta autentica in modo dimostrabile

Nei Paesi Bassi conservi le fatture per 7 anni, e le fatture relative a beni immobili per 10 anni. Una fattura digitale si conserva in digitale, nella forma in cui l’hai inviata o ricevuta. E per tutto il periodo devi poter dimostrare che la fattura è autentica e non è stata modificata.

Sulla prima parte nessuno ha dubbi. È l’ultima a chiedere di più. Questo articolo espone le regole e mostra come conservare una fattura digitale in modo che, tra sette anni, dimostri ancora ciò che deve dimostrare.

Per quanto tempo si conservano le fatture nei Paesi Bassi?

Il periodo di conservazione delle fatture nei Paesi Bassi è di 7 anni. Lo stabilisce la legge generale sulle imposte statali (Algemene wet inzake rijksbelastingen, articolo 52, comma 4), e il Codice civile olandese (Burgerlijk Wetboek, articolo 2:10, comma 3) fissa lo stesso periodo per la contabilità.

Le fatture relative a beni immobili si conservano per 10 anni. Se aderisci al One Stop Shop (OSS) per le vendite ai consumatori in altri paesi dell’UE, anche le cessioni e le prestazioni di servizi che rientrano in quel regime si conservano per 10 anni.

In quale forma le conservi?

L’amministrazione fiscale olandese, la Belastingdienst, è chiara al riguardo: conservi le fatture nella forma in cui le hai inviate o ricevute. Le fatture digitali non si stampano, si archiviano in digitale.

Se ricevi una fattura elettronica come file UBL o XML, conserva quel file. Una stampa o una resa in PDF non lo sostituisce. Se ricevi un PDF, conserva quel PDF.

Puoi scansionare le fatture cartacee e buttarle via?

Sì, a determinate condizioni. Secondo la Belastingdienst la scansione deve essere una rappresentazione corretta e completa dell’originale, e devono essere archiviate anche le caratteristiche che dimostrano l’autenticità della fattura. Se rispetti queste condizioni, non devi conservare gli originali cartacei.

La documentazione digitale stessa si conserva poi per lo stesso periodo, cioè 7 anni (10 anni per i beni immobili e l’OSS), e deve essere verificabile entro un termine ragionevole.

Autentica, integra e leggibile, per sette anni

Questo è il nocciolo. La direttiva IVA dell’UE (2006/112/CE, articolo 233) richiede tre cose per ogni fattura, cartacea o digitale, dal momento dell’emissione fino alla fine del periodo di conservazione:

• Autenticità dell’origine: puoi dimostrare da chi proviene la fattura.
• Integrità del contenuto: puoi dimostrare che nulla è stato modificato.
• Leggibilità: tra sette anni la fattura si può ancora aprire e leggere.

Come garantirlo spetta a te. La direttiva cita come esempio una pista di controllo affidabile tra la fattura e la cessione. Ma un file in una cartella, da solo, non dimostra nulla. Chiunque può aprirlo, modificarlo e salvarlo di nuovo, e sembra esattamente lo stesso.

Come rendere dimostrabile una fattura digitale

Tre elementi trasformano un file in una prova:

1. Un formato di archiviazione. PDF/A-3 è lo standard ISO per i documenti che devono restare leggibili per decenni. I font e tutto ciò che serve per visualizzare la fattura sono dentro il file. PDF/A-3 può anche contenere l’XML della fattura elettronica, così persone e software leggono lo stesso file.
2. Un’impronta digitale. Un hash crittografico, come SHA-384, è un’impronta univoca del file. Cambia un solo byte e l’impronta cambia. Registra ogni passaggio in una catena di hash, e si può verificare anche la storia del documento.
3. Una marca temporale. Una marca temporale RFC 3161 di un’autorità di marcatura temporale indipendente lega quell’impronta a un momento preciso. Dimostra che il file esisteva esattamente in questa forma in quel momento.

Insieme rispondono alla domanda che pone un revisore: è questa la fattura inviata allora, ed è rimasta invariata da quel momento?

Come SealDoc lo fa per ogni fattura

Con SealDoc ogni fattura è una prova fin dal primo istante:

• PDF/A-3 con la fattura elettronica dentro. Ogni fattura che crei con SealDoc è un PDF/A-3 con l’XML incorporato, validato rispetto allo standard europeo EN 16931 prima che SealDoc lo sigilli.
• Un’impronta e una catena di hash. SealDoc calcola l’hash del documento e registra ogni passaggio in una catena di hash.
• Una marca temporale. Per ogni fattura SealDoc richiede una marca temporale RFC 3161 a un’autorità di marcatura temporale indipendente.
• Un pacchetto di prove. Dal piano Starter scarichi un Legal Evidence Pack per ogni documento: uno ZIP con il documento, i suoi record di prova e un manifest con l’hash di ogni file, verificabile senza SealDoc.
• Archiviazione europea. SealDoc gira in un data center europeo, su un’infrastruttura che gestiamo noi stessi.

Scarichi la fattura, l’XML e il pacchetto di prove per la tua documentazione. Così, in caso di verifica, hai tutto in mano: l’originale, la prova che è autentico e la prova che è invariato. Crea le tue fatture con SealDoc.

Domande frequenti

Per quanto tempo devo conservare le fatture nei Paesi Bassi?

7 anni. Le fatture relative a beni immobili si conservano per 10 anni.

Posso stampare le fatture digitali e conservare solo la carta?

No. Una fattura che hai ricevuto o inviato in digitale si conserva in digitale, nella forma in cui l’hai ricevuta o inviata.

Posso scansionare le fatture cartacee e buttare via l’originale?

Sì, se la scansione è una rappresentazione corretta e completa dell’originale e vengono archiviate anche le caratteristiche che ne dimostrano l’autenticità. In quel caso non devi conservare l’originale cartaceo.

Un normale PDF basta come archivio?

Un normale PDF può dipendere da font o software che tra qualche anno non ci saranno più. PDF/A-3 è fatto per restare leggibile da solo, e può conservare l’XML della fattura elettronica nello stesso file.

Come dimostro che una fattura digitale non è stata modificata?

Con un’impronta (hash) del file, registrata al momento dell’emissione e ancorata con una marca temporale RFC 3161. Qualsiasi modifica successiva produce un’impronta diversa. Per i periodi di conservazione negli altri paesi europei, vedi periodi di conservazione legale dei documenti nell’UE.