Przechowywanie faktur w Holandii: 7 lat i jak przez cały ten czas wykazać, że faktura cyfrowa jest autentyczna

W Holandii faktury przechowuje się przez 7 lat, a faktury dotyczące nieruchomości przez 10 lat. Fakturę cyfrową przechowuje się cyfrowo, w formie, w jakiej została wysłana lub otrzymana. A przez cały ten okres musisz być w stanie wykazać, że faktura jest autentyczna i nie została zmieniona.

Co do pierwszej części nikt nie ma wątpliwości. Najwięcej wymaga ta ostatnia. Ten artykuł przedstawia zasady i pokazuje, jak przechowywać fakturę cyfrową tak, aby za siedem lat nadal dowodziła tego, czego ma dowodzić.

Jak długo przechowuje się faktury w Holandii?

Okres przechowywania faktur w Holandii wynosi 7 lat. Tak stanowi ogólna ustawa o podatkach państwowych (Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 ust. 4), a holenderski Kodeks cywilny (Burgerlijk Wetboek, art. 2:10 ust. 3) przewiduje ten sam okres dla dokumentacji księgowej.

Faktury dotyczące nieruchomości przechowuje się przez 10 lat. Jeśli korzystasz z procedury One Stop Shop (OSS) przy sprzedaży konsumentom w innych krajach UE, dostawy i usługi objęte tą procedurą również przechowuje się przez 10 lat.

W jakiej formie się je przechowuje?

Holenderska administracja podatkowa, Belastingdienst, stawia sprawę jasno: faktury przechowuje się w formie, w jakiej zostały wysłane lub otrzymane. Faktur cyfrowych się nie drukuje, tylko przechowuje się je cyfrowo.

Jeśli otrzymujesz e-fakturę jako plik UBL lub XML, przechowuj ten plik. Wydruk ani podgląd w formacie PDF go nie zastępuje. Jeśli otrzymujesz PDF, przechowuj ten PDF.

Czy można zeskanować papierowe faktury i je wyrzucić?

Tak, pod pewnymi warunkami. Według Belastingdienst skan musi być poprawnym i kompletnym odwzorowaniem oryginału, a cechy świadczące o autentyczności faktury również muszą zostać zapisane. Jeśli spełniasz te warunki, nie musisz przechowywać papierowych oryginałów.

Samą dokumentację cyfrową przechowuje się wtedy równie długo, przez 7 lub 10 lat, i musi ona dać się zweryfikować w rozsądnym czasie.

Autentyczna, niezmieniona i czytelna przez siedem lat

To jest sedno sprawy. Unijna dyrektywa VAT (2006/112/WE, art. 233) wymaga, aby dla każdej faktury, papierowej czy cyfrowej, od chwili wystawienia aż do końca okresu przechowywania zapewnione były trzy rzeczy:

• Autentyczność pochodzenia: potrafisz wykazać, od kogo pochodzi faktura.
• Integralność treści: potrafisz wykazać, że nic w niej nie zostało zmienione.
• Czytelność: za siedem lat fakturę nadal da się otworzyć i odczytać.

To, jak to zapewnisz, zależy od Ciebie. Jako przykład dyrektywa podaje wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą. Ale plik w folderze sam w sobie niczego nie dowodzi. Każdy może go otworzyć, edytować i ponownie zapisać, a plik wygląda dokładnie tak samo.

Jak zamienić fakturę cyfrową w dowód

Plik staje się dowodem dzięki trzem elementom:

1. Format archiwalny. PDF/A-3 to norma ISO dla dokumentów, które muszą pozostać czytelne przez dziesięciolecia. Czcionki i wszystko, czego potrzeba do wyświetlenia faktury, znajdują się w samym pliku. PDF/A-3 może też zawierać XML e-faktury, dzięki czemu ludzie i oprogramowanie czytają ten sam plik.
2. Odcisk palca. Kryptograficzny skrót, taki jak SHA-384, to unikalny odcisk palca pliku. Zmień jeden bajt, a odcisk palca będzie inny. Zapisuj każdy krok w łańcuchu skrótów, a sprawdzić da się również historię dokumentu.
3. Znacznik czasu. Znacznik czasu RFC 3161 od niezależnego urzędu znacznikowania czasu wiąże ten odcisk palca z konkretnym momentem. Pokazuje, że plik istniał w tamtej chwili dokładnie w tej postaci.

Razem odpowiadają na pytanie, które zadaje kontroler: czy to jest faktura, która została wtedy wysłana, i czy od tamtej pory pozostała niezmieniona?

Jak SealDoc robi to dla każdej faktury

W SealDoc każda faktura jest dowodem od pierwszej chwili:

• PDF/A-3 z e-fakturą w środku. Każda faktura, którą tworzysz w SealDoc, to PDF/A-3 z osadzonym XML, zwalidowany względem europejskiej normy EN 16931, zanim SealDoc go zapieczętuje.
• Odcisk palca i łańcuch skrótów. SealDoc oblicza skrót dokumentu i zapisuje każdy krok w łańcuchu skrótów.
• Znacznik czasu. SealDoc pobiera dla każdej faktury znacznik czasu RFC 3161 od niezależnego urzędu znacznikowania czasu.
• Pakiet dowodowy. Od planu Starter pobierasz dla każdego dokumentu Legal Evidence Pack: plik ZIP z dokumentem, jego zapisami dowodowymi i manifestem ze skrótem każdego pliku, weryfikowalny bez SealDoc.
• Europejskie przechowywanie danych. SealDoc działa w europejskim centrum danych, na infrastrukturze, którą zarządzamy sami.

Fakturę, XML i pakiet dowodowy pobierasz do własnej dokumentacji. Podczas kontroli masz wtedy wszystko pod ręką: oryginał, dowód, że jest autentyczny, i dowód, że jest niezmieniony. Twórz swoje faktury w SealDoc.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo muszę przechowywać faktury w Holandii?

7 lat. Faktury dotyczące nieruchomości przechowuje się przez 10 lat.

Czy mogę wydrukować faktury cyfrowe i przechowywać tylko wersję papierową?

Nie. Fakturę otrzymaną lub wysłaną cyfrowo przechowuje się cyfrowo, w formie, w jakiej została otrzymana lub wysłana.

Czy mogę zeskanować papierowe faktury i wyrzucić oryginał?

Tak, jeśli skan jest poprawnym i kompletnym odwzorowaniem oryginału, a cechy świadczące o jego autentyczności również zostaną zapisane. Wtedy nie musisz przechowywać papierowego oryginału.

Czy zwykły PDF wystarczy jako archiwum?

Zwykły PDF może zależeć od czcionek lub oprogramowania, których za kilka lat już nie będzie. PDF/A-3 jest zbudowany tak, by samodzielnie pozostać czytelnym, i może przechowywać XML e-faktury w tym samym pliku.

Jak udowodnić, że faktura cyfrowa nie została zmieniona?

Za pomocą odcisku palca (skrótu) pliku, zapisanego w chwili wystawienia i zakotwiczonego znacznikiem czasu RFC 3161. Każda późniejsza zmiana daje inny odcisk palca. Okresy przechowywania w innych krajach europejskich znajdziesz w artykule Prawne okresy przechowywania dokumentów w UE.