Rechnungen aufbewahren in den Niederlanden: 7 Jahre, und wie eine digitale Rechnung nachweisbar echt bleibt

In den Niederlanden bewahren Sie Rechnungen 7 Jahre auf, Rechnungen über Immobilien 10 Jahre. Eine digitale Rechnung bewahren Sie digital auf, in der Form, in der Sie sie versendet oder empfangen haben. Und während der gesamten Frist müssen Sie zeigen können, dass die Rechnung echt ist und nicht verändert wurde.

Am ersten Teil zweifelt niemand. Der letzte Teil verlangt am meisten. Dieser Artikel stellt die Regeln dar und zeigt, wie Sie eine digitale Rechnung so aufbewahren, dass sie in sieben Jahren noch immer beweist, was sie beweisen muss.

Wie lange bewahren Sie Rechnungen in den Niederlanden auf?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in den Niederlanden beträgt 7 Jahre. So steht es im Allgemeinen Steuergesetz der Niederlande (Algemene wet inzake rijksbelastingen, Artikel 52 Absatz 4), und das niederländische Bürgerliche Gesetzbuch (Burgerlijk Wetboek, Artikel 2:10 Absatz 3) legt dieselbe Frist für die Buchführung fest.

Rechnungen über Immobilien bewahren Sie 10 Jahre auf. Nehmen Sie am One-Stop-Shop (OSS) für Verkäufe an Verbraucher in anderen EU-Ländern teil, gelten für die Lieferungen und Dienstleistungen, die unter diese Regelung fallen, ebenfalls 10 Jahre.

In welcher Form bewahren Sie sie auf?

Die niederländische Steuerbehörde, der Belastingdienst, ist da eindeutig: Sie bewahren Rechnungen in der Form auf, in der Sie sie versendet oder empfangen haben. Digitale Rechnungen werden nicht ausgedruckt, sondern digital gespeichert.

Erhalten Sie eine E-Rechnung als UBL- oder XML-Datei, bewahren Sie diese Datei auf. Ein Ausdruck oder eine PDF-Darstellung ersetzt sie nicht. Erhalten Sie ein PDF, bewahren Sie dieses PDF auf.

Dürfen Sie Papierrechnungen scannen und wegwerfen?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Laut Belastingdienst muss der Scan eine korrekte und vollständige Wiedergabe des Originals sein, und die Merkmale, die zeigen, dass die Rechnung echt ist, müssen ebenfalls gespeichert werden. Erfüllen Sie diese Voraussetzungen, müssen Sie die Papieroriginale nicht aufbewahren.

Die digitalen Aufzeichnungen selbst bewahren Sie dann genauso lange auf, 7 Jahre oder bei Immobilien und OSS 10 Jahre, und sie müssen innerhalb einer angemessenen Frist überprüfbar sein.

Echt, unverändert und lesbar, sieben Jahre lang

Das ist der Kern. Die MwSt-Systemrichtlinie der EU (2006/112/EG, Artikel 233) verlangt für jede Rechnung, ob auf Papier oder digital, drei Dinge, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist:

• Echtheit der Herkunft: Sie können zeigen, von wem die Rechnung stammt.
• Unversehrtheit des Inhalts: Sie können zeigen, dass sich nichts daran geändert hat.
• Lesbarkeit: Die Rechnung lässt sich auch in sieben Jahren noch öffnen und lesen.

Wie Sie das sicherstellen, entscheiden Sie selbst. Die Richtlinie nennt als Beispiel einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung. Aber eine Datei in einem Ordner beweist für sich genommen nichts. Jeder kann sie öffnen, bearbeiten und erneut speichern, und sie sieht danach genauso aus.

So machen Sie eine digitale Rechnung nachweisbar

Drei Bausteine machen aus einer Datei ein Beweismittel:

1. Ein Archivformat. PDF/A-3 ist der ISO-Standard für Dokumente, die über Jahrzehnte lesbar bleiben müssen. Schriftarten und alles andere, was zur Darstellung der Rechnung nötig ist, stecken in der Datei selbst. PDF/A-3 kann außerdem das XML der E-Rechnung enthalten, sodass Menschen und Software dieselbe Datei lesen.
2. Ein Fingerabdruck. Ein kryptografischer Hash wie SHA-384 ist ein eindeutiger Fingerabdruck der Datei. Ändert sich ein einziges Byte, ändert sich der Fingerabdruck. Halten Sie jeden Schritt in einer Hash-Kette fest, lässt sich auch die Geschichte des Dokuments überprüfen.
3. Ein Zeitstempel. Ein RFC-3161-Zeitstempel eines unabhängigen Zeitstempeldienstes bindet diesen Fingerabdruck an einen Zeitpunkt. Er zeigt, dass die Datei zu diesem Zeitpunkt in genau dieser Form existierte.

Zusammen beantworten sie die Frage, die ein Prüfer stellt: Ist das die Rechnung, die damals versendet wurde, und ist sie seitdem unverändert?

So macht SealDoc das für jede Rechnung

Mit SealDoc ist jede Rechnung vom ersten Moment an ein Beweismittel:

• PDF/A-3 mit der E-Rechnung darin. Jede Rechnung, die Sie mit SealDoc erstellen, ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, geprüft gegen die europäische Norm EN 16931, bevor SealDoc sie versiegelt.
• Ein Fingerabdruck und eine Hash-Kette. SealDoc berechnet den Hash des Dokuments und hält jeden Schritt in einer Hash-Kette fest.
• Ein Zeitstempel. SealDoc fordert für jede Rechnung einen RFC-3161-Zeitstempel bei einem unabhängigen Zeitstempeldienst an.
• Ein Beweispaket. Ab dem Starter-Plan laden Sie pro Dokument ein Legal Evidence Pack herunter: ein ZIP mit dem Dokument, seinen Nachweisen und einem Manifest mit dem Hash jeder Datei, überprüfbar ohne SealDoc.
• Europäische Speicherung. SealDoc läuft in einem europäischen Rechenzentrum, auf Infrastruktur, die wir selbst verwalten.

Die Rechnung, das XML und das Beweispaket laden Sie für Ihre eigenen Unterlagen herunter. Bei einer Prüfung haben Sie dann alles in der Hand: das Original, den Nachweis, dass es echt ist, und den Nachweis, dass es unverändert ist. Erstellen Sie Ihre Rechnungen mit SealDoc.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen in den Niederlanden aufbewahren?

7 Jahre. Rechnungen über Immobilien bewahren Sie 10 Jahre auf.

Darf ich digitale Rechnungen ausdrucken und nur das Papier aufbewahren?

Nein. Eine Rechnung, die Sie digital empfangen oder versendet haben, bewahren Sie digital auf, in der Form, in der Sie sie empfangen oder versendet haben.

Darf ich Papierrechnungen scannen und das Original wegwerfen?

Ja, wenn der Scan eine korrekte und vollständige Wiedergabe des Originals ist und die Merkmale, die seine Echtheit zeigen, mitgespeichert werden. Dann müssen Sie das Papieroriginal nicht aufbewahren.

Reicht ein gewöhnliches PDF als Archiv?

Ein gewöhnliches PDF kann von Schriftarten oder Software abhängen, die es in einigen Jahren nicht mehr gibt. PDF/A-3 ist dafür gebaut, aus sich heraus lesbar zu bleiben, und kann das XML der E-Rechnung in derselben Datei aufbewahren.

Wie beweise ich, dass eine digitale Rechnung nicht verändert wurde?

Mit einem Fingerabdruck (Hash) der Datei, festgehalten im Moment der Ausstellung und mit einem RFC-3161-Zeitstempel verankert. Jede spätere Änderung ergibt einen anderen Fingerabdruck. Die Aufbewahrungsfristen in anderen europäischen Ländern finden Sie unter gesetzliche Aufbewahrungsfristen in der EU.