Uchovávání faktur v Nizozemsku: 7 let a jak digitální faktura zůstane prokazatelně pravá

V Nizozemsku uchováváte faktury 7 let a faktury týkající se nemovitostí 10 let. Digitální fakturu uchováváte digitálně, v podobě, v jaké jste ji odeslali nebo přijali. A po celou dobu musíte být schopni doložit, že je faktura pravá a nebyla změněna.

O první části nikdo nepochybuje. Nejvíc vyžaduje ta poslední. Tento článek shrnuje pravidla a ukazuje, jak digitální fakturu uchovávat tak, aby i za sedm let stále dokazovala, co dokazovat má.

Jak dlouho uchovávat faktury v Nizozemsku?

Lhůta pro uchovávání faktur v Nizozemsku je 7 let. Stanoví ji nizozemský obecný zákon o státních daních (Algemene wet inzake rijksbelastingen, článek 52, odstavec 4) a nizozemský občanský zákoník (článek 2:10, odstavec 3) stanoví stejnou lhůtu pro účetnictví.

Faktury týkající se nemovitostí se uchovávají 10 let. Pokud se účastníte režimu One Stop Shop (OSS) pro prodeje spotřebitelům v jiných zemích EU, uchováváte dodání zboží a poskytnutí služeb v tomto režimu rovněž 10 let.

V jaké podobě je uchovávat?

Nizozemská daňová správa, Belastingdienst, je v tom jednoznačná: faktury uchováváte v podobě, v jaké jste je odeslali nebo přijali. Digitální faktury se netisknou, ukládají se digitálně.

Pokud přijmete e-fakturu jako soubor UBL nebo XML, uchovejte tento soubor. Výtisk ani zobrazení ve formátu PDF ho nenahradí. Pokud přijmete PDF, uchovejte toto PDF.

Smíte papírové faktury naskenovat a vyhodit?

Ano, za určitých podmínek. Podle Belastingdienst musí být sken správným a úplným zobrazením originálu a uloženy musí být i znaky, které dokládají pravost faktury. Pokud tyto podmínky splníte, papírové originály uchovávat nemusíte.

Samotné digitální záznamy pak uchováváte stejně dlouho, tedy 7 let, u nemovitostí a OSS 10 let, a musí být v přiměřené lhůtě ověřitelné.

Pravá, nezměněná a čitelná, po sedm let

Tady je jádro věci. Směrnice EU o DPH (2006/112/ES, článek 233) vyžaduje u každé faktury, papírové i digitální, tři věci, a to od okamžiku vystavení až do konce lhůty pro uchovávání:

• Věrohodnost původu: dokážete doložit, od koho faktura pochází.
• Neporušenost obsahu: dokážete doložit, že se v ní nic nezměnilo.
• Čitelnost: i za sedm let lze fakturu otevřít a přečíst.

Jak to zajistíte, je na vás. Směrnice jako příklad uvádí spolehlivou auditní stopu mezi fakturou a plněním. Soubor ve složce ale sám o sobě nic nedokazuje. Kdokoli ho může otevřít, upravit a znovu uložit a vypadá úplně stejně.

Jak udělat digitální fakturu prokazatelnou

Ze souboru udělají důkaz tři stavební kameny:

1. Archivní formát. PDF/A-3 je norma ISO pro dokumenty, které musí zůstat čitelné po desetiletí. Písma a vše ostatní, co je potřeba k zobrazení faktury, jsou uvnitř souboru. PDF/A-3 může nést i XML e-faktury, takže lidé i software čtou tentýž soubor.
2. Otisk. Kryptografický hash, například SHA-384, je jedinečný otisk souboru. Změňte jediný bajt a otisk se změní. Zaznamenáte-li každý krok do hashového řetězce, lze ověřit i historii dokumentu.
3. Časové razítko. Časové razítko RFC 3161 od nezávislé autority časových razítek váže tento otisk ke konkrétnímu okamžiku. Dokazuje, že soubor v tomto okamžiku existoval přesně v této podobě.

Společně odpovídají na otázku, kterou klade auditor: je to ta faktura, která byla tehdy odeslána, a zůstala od té doby nezměněná?

Jak to SealDoc dělá u každé faktury

Se SealDoc je každá faktura důkazem od prvního okamžiku:

• PDF/A-3 s e-fakturou uvnitř. Každá faktura, kterou se SealDoc vytvoříte, je PDF/A-3 s vloženým XML, validovaná podle evropské normy EN 16931 dřív, než ji SealDoc zapečetí.
• Otisk a hashový řetězec. SealDoc vypočítá hash dokumentu a každý krok zaznamená do hashového řetězce.
• Časové razítko. SealDoc si pro každou fakturu vyžádá časové razítko RFC 3161 od nezávislé autority časových razítek.
• Balíček důkazů. Od tarifu Starter si ke každému dokumentu stáhnete Legal Evidence Pack: ZIP s dokumentem, jeho důkazními záznamy a manifestem s hashem každého souboru, ověřitelný bez SealDoc.
• Evropské úložiště. SealDoc běží v evropském datovém centru, na infrastruktuře, kterou spravujeme sami.

Fakturu, XML a balíček důkazů si stáhnete do vlastní evidence. Při kontrole pak máte vše po ruce: originál, důkaz, že je pravý, a důkaz, že je nezměněný. Vytvářejte své faktury se SealDoc.

Často kladené otázky

Jak dlouho musím uchovávat faktury v Nizozemsku?

7 let. Faktury týkající se nemovitostí se uchovávají 10 let.

Smím digitální faktury vytisknout a uchovávat jen papír?

Ne. Fakturu, kterou jste přijali nebo odeslali digitálně, uchováváte digitálně, v podobě, v jaké jste ji přijali nebo odeslali.

Smím papírové faktury naskenovat a originál vyhodit?

Ano, pokud je sken správným a úplným zobrazením originálu a uloženy jsou i znaky, které dokládají jeho pravost. Pak papírový originál uchovávat nemusíte.

Stačí jako archiv obyčejné PDF?

Obyčejné PDF může záviset na písmech nebo softwaru, které za několik let už nebudou k dispozici. PDF/A-3 je navrženo tak, aby zůstalo čitelné samo o sobě, a dokáže uchovat XML e-faktury ve stejném souboru.

Jak prokážu, že digitální faktura nebyla změněna?

Otiskem (hashem) souboru, zaznamenaným v okamžiku vystavení a ukotveným časovým razítkem RFC 3161. Každá pozdější změna vytvoří jiný otisk. Lhůty pro uchovávání v dalších evropských zemích najdete v článku zákonné doby uchovávání dokumentů v EU.