Fakturowanie elektroniczne w Belgii od 2026 roku: co każda firma powinna wiedzieć
Belgia stała się jednym z pierwszych państw UE, które uczyniły ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne B2B obowiązkowym dla wszystkich podatników VAT z siedzibą w tym kraju. Obowiązek wszedł w życie 1 stycznia 2026 roku i obowiązuje niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa ani sektora. Belgijski obowiązek e-fakturowania B2B dotyczy dostawców z siedzibą w Belgii; zagraniczny dostawca bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Belgii nie jest nim objęty, nawet jeśli ma belgijski numer VAT.
Ten artykuł omawia, czego wymaga mandat, kogo dotyczy, czym są Peppol i Factur-X, jakie konsekwencje grożą za brak zgodności i jak wygląda warstwa dowodowa po doprowadzeniu formatu do porządku.
Czego wymaga mandat
Belgijskie prawo wymaga teraz, aby każda faktura B2B była:
- Ustrukturyzowana. Faktura musi być maszynowo czytelna, co oznacza, że pola danych (numer VAT, pozycje, sumy, warunki płatności) są w zdefiniowanym schemacie XML, a nie tylko renderowane jako tekst wizualny w pliku PDF.
- Przesłana przez Peppol, chyba że strony uzgodniły inaczej. Domyślnie obowiązuje Peppol BIS w sieci Peppol, ale dostawca i klient mogą uzgodnić inny format zgodny z EN 16931 i inny kanał cyfrowy. Na ścieżce Peppol obie strony potrzebują punktu dostępowego.
- Domyślnie zgodna z Peppol BIS Billing 3.0. To specyfikacja dokumentu używana w większości Europy: UBL XML z określonymi obowiązkowymi elementami.
Zwykła faktura PDF, nawet z przejrzystym układem i wszystkimi właściwymi liczbami, nie jest już zgodna dla belgijskich transakcji B2B. Podobnie nie spełnia wymogów eksport CSV ani wiadomość EDI w starszym formacie.
Kogo dotyczy mandat
Mandat obejmuje każdą firmę z siedzibą w Belgii zarejestrowaną do VAT, wystawiającą faktury innym belgijskim firmom zarejestrowanym do VAT. Obejmuje to:
- Osoby prowadzące działalność zarejestrowane do VAT
- Małe i średnie przedsiębiorstwa
- Duże przedsiębiorstwa
- Zagraniczne firmy ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Belgii
Mandat nie obejmuje obecnie transakcji B2C (faktur dla osób prywatnych) ani transakcji, gdzie klient nie jest zarejestrowany do VAT w Belgii.
Jeśli jesteś niebelgijską firmą bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Belgii i fakturujesz belgijskiego klienta B2B, nie jesteś objęty obowiązkiem, nawet jeśli masz belgijski numer VAT. Twój klient może jednak woleć otrzymywać Twoje faktury przez Peppol.
Sieć Peppol: krótkie wyjaśnienie
Peppol to skrót od Pan-European Public Procurement On-Line. Zaczął jako sieć zamówień publicznych dla kontraktów rządowych i stał się de facto kręgosłupem fakturowania B2B w całej Europie.
Peppol używa modelu czterech narożników:
- Narożnik 1: Ty (nadawca), połączony z Twoim punktem dostępowym
- Narożnik 2: Twój punkt dostępowy, który kieruje dokument
- Narożnik 3: punkt dostępowy Twojego partnera handlowego, który go odbiera
- Narożnik 4: Twój partner handlowy (odbiorca)
Nie łączysz się bezpośrednio z siecią Peppol. Łączysz się przez certyfikowanego dostawcę punktu dostępowego, który obsługuje routing. Większość platform księgowości w chmurze (Exact, Twinfield, Billit, Yuki i inne) oferuje teraz łączność Peppol wbudowaną lub jako dodatek.
Aby odbierać faktury, Twój numer VAT musi pojawić się w Katalogu Peppol, publicznym rejestrze wszystkich osiągalnych stron. Jeśli firma Cię szuka i Cię nie ma, nie może wysłać Ci zgodnej faktury.
Factur-X i ZUGFeRD: format hybrydowy
Peppol przesyła UBL XML. To sprawdza się dobrze przy przetwarzaniu maszynowym, ale sam UBL XML nie jest czytelny dla człowieka w praktycznym sensie. Tu wchodzi Factur-X (i jego niemiecki odpowiednik ZUGFeRD).
Factur-X to format hybrydowy: plik PDF/A-3 osadzający dane faktury CII XML jako ustrukturyzowany załącznik. Otwórz go w dowolnej przeglądarce PDF, a zobaczysz normalnie wyglądającą fakturę. Otwórz go w systemie księgowym, a możesz bezpośrednio wyodrębnić dane maszynowe. Obie reprezentacje są bit-identyczne z tym, co było przesyłane, obie są w jednym kontenerze.
Belgijskie prawo nie określa formatu archiwum: wymaga, aby autentyczność i integralność faktury były zagwarantowane przez cały okres przechowywania. Kopia Factur-X obok faktury Peppol to jeden ze sposobów, by obok danych ustrukturyzowanych zachować wersję czytelną dla człowieka.
Harmonogram
| Data | Obowiązek |
|---|---|
| 6 lutego 2024 | Ustawa wprowadzająca obowiązkowe e-fakturowanie B2B |
| 8 lipca 2025 | Dekret królewski z przepisami wykonawczymi |
| 1 stycznia 2026 | Obowiązkowe e-fakturowanie B2B dla wszystkich podatników VAT z siedzibą w Belgii, domyślnie przez Peppol |
| Trwale | Kontrole i egzekwowanie przez organy podatkowe |
Nie ma stopniowego wdrażania opartego na obrotach. Obowiązek dotyczył wszystkich rozmiarów przedsiębiorstw od pierwszego dnia.
Co musisz zrobić
Jeśli jeszcze nie podjąłeś działań:
- Zarejestruj się u dostawcy punktu dostępowego Peppol. Twoje oprogramowanie księgowe może już go oferować. Jeśli nie, niezależni dostawcy punktów dostępowych działają w całej Belgii.
- Sprawdź, czy Twój numer VAT pojawia się w Katalogu Peppol. Możesz to zweryfikować za pomocą naszego narzędzia Peppol Check: wklej swój numer VAT i dowiedz się w dwie sekundy, czy jesteś osiągalny.
- Przeprowadź tę samą weryfikację dla kluczowych partnerów handlowych. Każdy, kto pojawi się jako nieosiągalny, musi się zarejestrować, zanim będziesz mógł wysłać mu zgodną fakturę.
- Potwierdź, że Twoje oprogramowanie może generować Peppol BIS Billing 3.0 UBL XML, a nie tylko PDF lub starszy format EDI.
- Skonfiguruj zgodną archiwizację. Belgijskie prawo podatkowe wymaga przechowywania faktur przez siedem lat. Prawo nie określa formatu archiwum; kopia PDF/A-3 z osadzonym XML przechowuje razem dane ustrukturyzowane i wersję czytelną dla człowieka.
Kary za brak zgodności
Belgijski organ podatkowy (FPS Finance) może nakładać kary za niezgodne fakturowanie. Na mocy belgijskiego prawa VAT faktura, która nie spełnia wymagań formalnych, może być traktowana jakby nie została wystawiona, co oznacza, że powiązane odliczenie VAT jest zagrożone po stronie kupującego.
Praktycznie oznacza to:
- Kupujący mogą odmawiać niezgodnych faktur
- Odliczenia VAT oparte na niezgodnych fakturach mogą być kwestionowane podczas kontroli
- Powtarzający się brak zgodności może skutkować karami administracyjnymi
W pierwszych miesiącach 2026 roku nacisk kładziony był na ułatwianie przejścia, a nie natychmiastowe egzekwowanie, jednak to okno zamyka się z biegiem roku.
Luka dowodowa
Doprowadzenie formatu do porządku jest konieczne, ale niewystarczające. Głębsze pytanie brzmi: czy możesz udowodnić, lata od teraz, że faktura, którą zarchiwizowałeś, jest identyczna z tym, co zostało wysłane, i że istniała w dniu, który deklarujesz?
Tutaj istotna jest warstwa dowodowa. Dwa mechanizmy zamykają tę lukę:
Sygnatury czasowe RFC 3161 wiążą kryptograficzny skrót Twojego dokumentu z podpisaną sygnaturą od zaufanego organu. Jeśli inspektor podatkowy lub sąd zakwestionuje, czy faktura została wystawiona w określonym dniu, sygnatura czasowa jest dowodem trudnym do podważenia. Belgijskie wymagania archiwizacyjne nie nakazują RFC 3161. Zgodnie z art. 41 eIDAS elektronicznej sygnaturze czasowej nie można odmówić mocy dowodowej tylko dlatego, że ma postać elektroniczną, a kwalifikowana sygnatura czasowa korzysta z domniemania dokładności.
Łańcuch dowodowy oznacza, że możesz pokazać nieprzerwaną historię od generowania do archiwizacji: kto stworzył dokument, kiedy, przez jakie etapy przetwarzania przeszedł i że żaden z tych etapów nie zmienił treści. SealDoc tworzy paczkę dowodową dla każdej faktury na żądanie. Zawsze zawiera ona paszport zgodności, manifest i skrót manifestu, a tam, gdzie istnieją, także dokument, łańcuch dowodowy, rejestr powiązany łańcuchem skrótów wraz z kluczami publicznymi oraz token RFC 3161. Każdy z tych elementów można zweryfikować offline.
Gotowy sprawdzić swój status Peppol?
Najszybszym działaniem, jakie możesz teraz podjąć, jest zweryfikowanie, czy Ty i Twoi partnerzy handlowi jesteście osiągalni w Peppol. Nasze narzędzie Peppol Check wyszukuje dowolny europejski numer VAT w aktualnym Katalogu Peppol i informuje, czy strona jest zarejestrowana, jakie typy dokumentów akceptuje i co musi zrobić, by uzyskać zgodność, jeśli jej nie ma.
Bez zakładania konta. Wklej numer VAT, uzyskaj odpowiedź.