E-Invoicing in Belgien ab 2026: Was jedes Unternehmen wissen muss

Belgien wurde zu einem der ersten EU-Mitgliedstaaten, der die strukturierte B2B-E-Rechnung für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend machte. Die Pflicht trat am 1. Januar 2026 in Kraft und gilt für jedes Unternehmen, das in Belgien Rechnungen ausstellt oder empfängt, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Wenn Sie mit belgischen Partnern handeln, betrifft Sie das, auch wenn Sie anderswo in der EU ansässig sind.

Dieser Beitrag erläutert, was das Mandat erfordert, wen es betrifft, was Peppol und Factur-X sind, was bei Nichteinhaltung passiert und wie die Rechtsnachweisschicht aussieht, sobald das Format stimmt.

Was das Mandat erfordert

Das belgische Recht verlangt nun, dass jede B2B-Rechnung:

1. Strukturiert ist. Die Rechnung muss maschinell lesbar sein, d.h. die Datenfelder (USt-Nummer, Posten, Gesamtbeträge, Zahlungsbedingungen) befinden sich in einem definierten XML-Schema, nicht nur als Sichttext in einer PDF gerendert.
2. Über Peppol gesendet wird. Die Rechnung muss das Peppol-Vier-Ecken-Netzwerk durchlaufen. Das Versenden einer XML-Datei per E-Mail erfüllt das Mandat nicht. Beide Parteien müssen einen Access Point haben.
3. Mit Peppol BIS Billing 3.0 konform ist. Das ist die Dokumentenspezifikation, die in den meisten europäischen Ländern verwendet wird: UBL-XML mit bestimmten Pflichtfeldern.

Eine einfache PDF-Rechnung, selbst mit übersichtlichem Layout und allen richtigen Zahlen, ist für belgische B2B-Transaktionen nicht mehr konform. Genauso wenig ein CSV-Export oder eine EDI-Nachricht in einem Altformat.

Für wen es gilt

Das Mandat gilt für jedes belgische mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen, das Rechnungen an andere belgische mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen ausstellt. Das umfasst:

• Selbstständige, die für die Mehrwertsteuer registriert sind
• KMU
• Großunternehmen
• Ausländische Unternehmen mit belgischer USt-Registrierung

Es betrifft derzeit keine B2C-Transaktionen (Rechnungen an Privatpersonen) oder Transaktionen, bei denen der Kunde nicht in Belgien mehrwertsteuerpflichtig ist.

Wenn Sie ein nicht-belgisches Unternehmen sind, das einem belgischen B2B-Kunden eine Rechnung stellt, müssen Sie über Peppol erreichbar sein, weil Ihr Kunde verpflichtet ist, Rechnungen auf diesem Weg zu empfangen.

Das Peppol-Netzwerk: Eine kurze Erklärung

Peppol steht für Pan-European Public Procurement On-Line. Es begann als Beschaffungsnetzwerk für Regierungsaufträge und ist zur faktischen B2B-Rechnungsinfrastruktur in ganz Europa geworden.

Peppol verwendet ein Vier-Ecken-Modell:

• Ecke 1: Sie (der Absender), verbunden mit Ihrem Access Point
• Ecke 2: Ihr Access Point, der das Dokument weiterleitet
• Ecke 3: Der Access Point Ihres Handelspartners, der es empfängt
• Ecke 4: Ihr Handelspartner (der Empfänger)

Sie verbinden sich nicht direkt mit dem Peppol-Netzwerk. Sie verbinden sich über einen zertifizierten Access-Point-Anbieter, der das Routing übernimmt. Die meisten Cloud-Buchhaltungsplattformen (Exact, Twinfield, Billit, Yuki und andere) bieten jetzt Peppol-Konnektivität eingebaut oder als Add-on an.

Um Rechnungen zu empfangen, muss Ihre USt-Nummer im Peppol-Verzeichnis erscheinen, dem öffentlichen Register aller erreichbaren Parteien. Wenn ein Unternehmen Sie nachschlägt und Sie nicht aufgeführt sind, können sie Ihnen keine konforme Rechnung senden.

Factur-X und ZUGFeRD: Das Hybridformat

Peppol überträgt UBL-XML. Das funktioniert gut für die maschinell-zu-maschinell-Verarbeitung, aber UBL-XML allein ist in keinem praktischen Sinne menschenlesbar. Hier kommt Factur-X (und sein deutsches Gegenstück ZUGFeRD) ins Spiel.

Factur-X ist ein Hybridformat: Eine PDF/A-3-Datei, die die CII-XML-Rechnungsdaten als strukturierten Anhang einbettet. Öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Betrachter und Sie sehen eine normal aussehende Rechnung. Öffnen Sie sie in einem Buchhaltungssystem und Sie können die Maschinendaten direkt extrahieren. Beide Darstellungen sind bit-identisch mit dem, was übertragen wurde, beide befinden sich in einem einzigen Container.

Belgiens Mandat erlaubt Peppol-UBL-XML als Übertragungsformat und Factur-X als Archivformat. In der Praxis verwenden viele Unternehmen beides: Peppol für die Zustellung, Factur-X für die Aufbewahrungskopie.

Zeitplan

Datum	Verpflichtung
1. Januar 2025	Belgisches Gesetz veröffentlicht, Umsetzungshinweise ausgegeben
1. Januar 2026	Obligatorische B2B-E-Rechnung über Peppol für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen
Laufend	Steuerprüfungen und Durchsetzung

Es gibt keine umsatzbasierte Einführungsphase. Die Pflicht galt ab dem ersten Tag für alle Unternehmensgrößen.

Was Sie tun müssen

Wenn Sie noch nicht gehandelt haben:

1. Registrieren Sie sich bei einem Peppol-Access-Point. Ihre Buchhaltungssoftware bietet möglicherweise bereits einen an. Falls nicht, betreiben eigenständige Access-Point-Anbieter in ganz Belgien.
2. Prüfen Sie, ob Ihre USt-Nummer im Peppol-Verzeichnis erscheint. Sie können dies mit unserem Peppol-Check-Tool verifizieren: USt-Nummer eingeben und in zwei Sekunden erfahren, ob Sie erreichbar sind.
3. Führen Sie Ihre wichtigsten Handelspartner durch dieselbe Prüfung. Alle, die als nicht erreichbar angezeigt werden, müssen sich registrieren, bevor Sie ihnen eine konforme Rechnung senden können.
4. Bestätigen Sie, dass Ihre Software Peppol BIS Billing 3.0 UBL-XML generieren kann, nicht nur eine PDF oder ein altes EDI-Format.
5. Richten Sie eine konforme Archivierung ein. Das belgische Steuerrecht verlangt eine siebenjährige Rechnungsaufbewahrung. UBL-XML allein ist für eine menschenlesbare Archivierung oft nicht ausreichend; eine PDF/A-3-Kopie erfüllt beide Anforderungen gleichzeitig.

Strafen bei Nichteinhaltung

Die belgische Steuerbehörde (FPS Finance) kann Strafen für nicht konforme Rechnungsstellung anwenden. Nach belgischem Mehrwertsteuerrecht kann eine Rechnung, die die gesetzlichen Formvorschriften nicht erfüllt, so behandelt werden, als ob keine Rechnung ausgestellt wurde, was bedeutet, dass der damit verbundene Vorsteuerabzug für den Käufer gefährdet ist.

Praktisch bedeutet das:

• Käufer können nicht konforme Rechnungen ablehnen
• Vorsteuerabzüge auf der Grundlage nicht konformer Rechnungen können bei einer Prüfung versagt werden
• Wiederholte Nichteinhaltung kann Verwaltungsbußgelder auslösen

Der Fokus in den ersten Monaten des Jahres 2026 lag auf der Erleichterung des Übergangs statt auf sofortiger Durchsetzung, aber dieses Fenster schließt sich im Laufe des Jahres.

Die rechtliche Nachweislücke

Das Format richtig zu haben, ist notwendig, aber nicht ausreichend. Die tiefergehende Frage lautet: Können Sie in Jahren nachweisen, dass die von Ihnen archivierte Rechnung mit dem übermittelten Dokument identisch ist und zum behaupteten Datum existierte?

Hier ist die Rechtsnachweisschicht entscheidend. Zwei Mechanismen schließen die Lücke:

RFC 3161-Zeitstempel binden einen kryptografischen Hash Ihres Dokuments an einen signierten Zeitstempel einer vertrauenswürdigen Behörde. Wenn ein Steuerprüfer oder ein Gericht anficht, ob eine Rechnung an einem bestimmten Datum ausgestellt wurde, ist der Zeitstempel ein schwer zu widerlegender Beweis. Belgiens Archivierungsanforderungen schreiben RFC 3161 nicht ausdrücklich vor, aber mehrere Branchen und Vertragsrahmen tun es, und der Beweiswert ist im belgischen Recht anerkannt.

Chain of Custody bedeutet, dass Sie einen ununterbrochenen Nachweis von der Erstellung bis zur Archivierung vorlegen können: Wer hat das Dokument erstellt, wann, welche Verarbeitungsschritte hat es durchlaufen, und dass keiner dieser Schritte den Inhalt verändert hat. SealDoc erstellt für jede verarbeitete Rechnung ein Evidence Pack, das die Originaldatei, die konvertierte PDF/A-3, das strukturierte XML, das RFC 3161-Token und eine Manifest-Hash-Datei enthält. Jedes dieser Elemente kann offline verifiziert werden.

Bereit, Ihren Peppol-Status zu prüfen?

Die schnellste Maßnahme, die Sie jetzt ergreifen können, ist zu überprüfen, ob Sie und Ihre Handelspartner über Peppol erreichbar sind. Unser Peppol-Check-Tool sucht jede EU-USt-Nummer im Live-Peppol-Verzeichnis nach und teilt Ihnen mit, ob die Partei registriert ist, welche Dokumenttypen sie akzeptiert und was sie tun muss, um konform zu werden, falls nicht.

Kein Konto erforderlich. USt-Nummer einfügen, Antwort erhalten.