E-facturatie in Belgie vanaf 2026: wat elk bedrijf moet weten

Belgie werd een van de eerste EU-lidstaten die gestructureerde B2B-e-facturatie verplicht stelt voor alle btw-plichtige bedrijven die er gevestigd zijn. De verplichting trad in werking op 1 januari 2026 en geldt ongeacht bedrijfsomvang of sector. De Belgische B2B-e-facturatieplicht geldt voor leveranciers die in Belgie gevestigd zijn; een buitenlandse leverancier zonder Belgische vestiging valt erbuiten, ook met een Belgisch btw-nummer.

Dit artikel doorloopt wat het mandaat vereist, wie het dekt, wat Peppol en Factur-X zijn, wat er gebeurt als je niet voldoet en hoe de bewijslaag eruitziet zodra je het formaat goed hebt.

Wat het mandaat vereist

De Belgische wet vereist nu dat elke B2B-factuur:

1. Gestructureerd is. De factuur moet machine-leesbaar zijn, wat betekent dat de gegevensvelden (btw-nummer, regelitems, totalen, betalingsvoorwaarden) in een gedefinieerd XML-schema staan, niet alleen weergegeven als visuele tekst in een pdf.
2. Via Peppol wordt verzonden, tenzij anders overeengekomen. Peppol BIS via het Peppol-netwerk is de standaard, maar leverancier en klant mogen een ander formaat afspreken dat aan EN 16931 voldoet, en een ander digitaal kanaal. Op de Peppol-route hebben beide partijen een Access Point nodig.
3. Standaard conform Peppol BIS Billing 3.0 is. Dit is de documentspecificatie die door het grootste deel van Europa wordt gebruikt: UBL-XML met specifieke verplichte elementen.

Een gewone pdf-factuur, ook een met een mooie opmaak en alle juiste cijfers, is niet langer conform voor Belgische B2B-transacties. Hetzelfde geldt voor een CSV-export of een EDI-bericht in een legacy-formaat.

Op wie het van toepassing is

Het mandaat dekt elk btw-plichtig bedrijf dat in Belgie gevestigd is en facturen uitreikt aan andere btw-plichtige Belgische bedrijven. Dat omvat:

• Zelfstandigen geregistreerd voor btw
• Kmo’s
• Grote ondernemingen
• Buitenlandse bedrijven met een vestiging in Belgie

Het dekt momenteel geen B2C-transacties (facturen aan particulieren) of transacties waarbij de klant niet btw-plichtig is in Belgie.

Ben je een niet-Belgisch bedrijf zonder Belgische vestiging dat factureert aan een Belgische B2B-klant, dan val je buiten de verplichting, ook met een Belgisch btw-nummer. Je klant kan je facturen nog steeds liever via Peppol ontvangen.

Het Peppol-netwerk: een korte uitleg

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het begon als een aanbestedingsnetwerk voor overheidscontracten en is de de facto B2B-factuurinfrastructuur door heel Europa geworden.

Peppol gebruikt een vierhoeksmodel:

• Hoek 1: jij (de verzender), verbonden met je Access Point
• Hoek 2: je Access Point, dat het document routeert
• Hoek 3: het Access Point van je handelspartner, dat het ontvangt
• Hoek 4: je handelspartner (de ontvanger)

Je verbindt je niet rechtstreeks met het Peppol-netwerk. Je verbindt via een gecertificeerde Access Point-provider, die de routering afhandelt. De meeste cloudboekhoudsplatformen (Exact, Twinfield, Billit, Yuki en anderen) bieden nu Peppol-connectiviteit ingebouwd of als add-on.

Om facturen te ontvangen, moet je btw-nummer in de Peppol-directory staan, het publieke register van alle bereikbare partijen. Als een bedrijf je opzoekt en je staat er niet in, kunnen ze je geen conforme factuur sturen.

Factur-X en ZUGFeRD: het hybride formaat

Peppol verzendt UBL-XML. Dat werkt goed voor machine-naar-machine-verwerking, maar UBL-XML op zichzelf is in de praktijk niet leesbaar voor mensen. Dit is waar Factur-X (en zijn Duitse tegenhanger ZUGFeRD) van pas komt.

Factur-X is een hybride formaat: een PDF/A-3-bestand dat de CII-XML-factuurgegevens inbedt als gestructureerde bijlage. Open het in een pdf-viewer en je ziet een normaal uitziende factuur. Open het in een boekhoudsysteem en je kunt de machinegegevens rechtstreeks extraheren. Beide representaties zijn bit-identiek aan wat werd verzonden en beide zitten in een enkele container.

De Belgische wet schrijft geen archiefformaat voor: wat ze vereist, is dat de authenticiteit en integriteit van de factuur gedurende de hele bewaartermijn gewaarborgd blijven. Een Factur-X-kopie naast de Peppol-factuur is een manier om een voor mensen leesbare versie naast de gestructureerde gegevens te bewaren.

Tijdlijn

Datum	Verplichting
6 februari 2024	Wet die de verplichte B2B-e-facturatie invoert
8 juli 2025	Koninklijk besluit met de uitvoeringsregels
1 januari 2026	Verplichte B2B-e-facturatie voor alle btw-plichtige bedrijven die in Belgie gevestigd zijn, standaard via Peppol
Doorlopend	Controles en handhaving door belastingdienst

Er is geen omzetgebaseerde gefaseerde invoering. De verplichting geldt voor alle omvangen vanaf dag een.

Wat je moet doen

Als je nog niet hebt gehandeld:

1. Registreer bij een Peppol Access Point. Je boekhoudsoftware biedt er mogelijk al een. Als niet, opereren standalone Access Point-providers door heel Belgie.
2. Controleer of je btw-nummer in de Peppol-directory staat. Je kunt dit controleren via onze Peppol Check-tool: plak je btw-nummer in en we vertellen je binnen twee seconden of je bereikbaar bent.
3. Voer je belangrijkste handelspartners door dezelfde controle. Iedereen die als niet-bereikbaar wordt weergegeven, moet zich registreren voordat je ze een conforme factuur kunt sturen.
4. Bevestig dat je software Peppol BIS Billing 3.0 UBL-XML kan genereren, niet alleen een pdf of een legacy-EDI-formaat.
5. Stel conform archiveren in. De Belgische belastingwet vereist factuurbewaring gedurende zeven jaar. De wet schrijft geen archiefformaat voor; een PDF/A-3-kopie met de XML ingebed houdt de gestructureerde gegevens en een voor mensen leesbare versie bij elkaar.

Sancties bij niet-naleving

De Belgische belastingdienst (FOD Financien) kan sancties opleggen voor niet-conforme facturering. Onder de Belgische btw-wet kan een factuur die niet aan de wettelijke vormvereisten voldoet, worden behandeld alsof er geen factuur is uitgereikt, wat betekent dat de bijbehorende btw-aftrek in gevaar komt voor de koper.

In de praktijk betekent dit:

• Kopers kunnen niet-conforme facturen weigeren
• Btw-aftrekken op basis van niet-conforme facturen kunnen worden geweigerd tijdens een controle
• Herhaalde niet-naleving kan administratieve boetes triggeren

De focus in de eerste maanden van 2026 lag op het vergemakkelijken van de overgang in plaats van directe handhaving, maar dat venster sluit naarmate het jaar vordert.

De bewijskloof

Het formaat goed hebben is noodzakelijk maar niet voldoende. De diepere vraag is: kun je, jaren later, bewijzen dat de factuur die je hebt gearchiveerd identiek is aan wat er is verzonden en dat die bestond op de datum die je beweert?

Hier is de bewijslaag van belang. Twee mechanismen dichten de kloof:

RFC 3161-tijdstempels koppelen een cryptografische hash van je document aan een ondertekende tijdstempel van een vertrouwde autoriteit. Als een belastinginspecteur of rechtbank betwist of een factuur op een bepaalde datum is uitgereikt, is de tijdstempel bewijs dat ze moeilijk kunnen weerleggen. De Belgische archiefvereisten schrijven RFC 3161 niet voor. Volgens artikel 41 van eIDAS mag een elektronisch tijdstempel niet als bewijs worden geweigerd alleen omdat het elektronisch is, en voor een gekwalificeerd tijdstempel geldt een vermoeden van juistheid.

Chain of custody betekent dat je een ononderbroken record kunt tonen van generatie tot archivering: wie het document aanmaakte, wanneer, welke verwerkingsstappen het doorliep en dat geen van die stappen de inhoud heeft gewijzigd. SealDoc produceert per factuur een evidence pack, op aanvraag. Het bevat altijd een compliance passport, het manifest en de manifest-hash, plus, waar ze bestaan, het document, de chain of custody, het ledger met de hashketen en de bijbehorende publieke sleutels, en het RFC 3161-token. Al die elementen kunnen offline worden geverifieerd.

Controleer nu je Peppol-status

De snelste actie die je nu kunt ondernemen is verifiëren dat jij en je handelspartners bereikbaar zijn op Peppol. Onze Peppol Check-tool zoekt elk EU-btw-nummer op in de live Peppol-directory en vertelt je of de partij is geregistreerd, welke documenttypen ze accepteren en wat ze moeten doen om conform te worden als ze dat niet zijn.

Geen account vereist. Plak het btw-nummer in, krijg het antwoord.