E-facturatie in Belgie vanaf 2026: wat elk bedrijf moet weten

Belgie werd een van de eerste EU-lidstaten die gestructureerde B2B-e-facturatie verplicht stelt voor alle btw-plichtige bedrijven. De verplichting trad in werking op 1 januari 2026 en geldt voor elk bedrijf dat facturen uitreikt of ontvangt in Belgie, ongeacht bedrijfsomvang of sector. Als je handelt met Belgische partners, heeft dit invloed op jou, ook als je elders in de EU bent gevestigd.

Dit artikel doorloopt wat het mandaat vereist, wie het dekt, wat Peppol en Factur-X zijn, wat er gebeurt als je niet voldoet en hoe de juridische bewijslaag eruitziet zodra je het formaat goed hebt.

Wat het mandaat vereist

De Belgische wet vereist nu dat elke B2B-factuur:

1. Gestructureerd is. De factuur moet machine-leesbaar zijn, wat betekent dat de gegevensvelden (btw-nummer, regelitems, totalen, betalingsvoorwaarden) in een gedefinieerd XML-schema staan, niet alleen weergegeven als visuele tekst in een pdf.
2. Via Peppol wordt verzonden. De factuur moet reizen via het Peppol viercornernetwerk. Een XML-bestand per e-mail sturen voldoet niet aan het mandaat. Beide partijen moeten een Access Point hebben.
3. Conform Peppol BIS Billing 3.0 is. Dit is de documentspecificatie die door het grootste deel van Europa wordt gebruikt: UBL-XML met specifieke verplichte elementen.

Een gewone pdf-factuur, ook een met een mooie opmaak en alle juiste cijfers, is niet langer conform voor Belgische B2B-transacties. Hetzelfde geldt voor een CSV-export of een EDI-bericht in een legacy-formaat.

Op wie het van toepassing is

Het mandaat dekt elk btw-plichtig Belgisch bedrijf dat facturen uitreikt aan andere btw-plichtige Belgische bedrijven. Dat omvat:

• Zelfstandigen geregistreerd voor btw
• Kmo’s
• Grote ondernemingen
• Buitenlandse bedrijven met een Belgische btw-registratie

Het dekt momenteel geen B2C-transacties (facturen aan particulieren) of transacties waarbij de klant niet btw-plichtig is in Belgie.

Als je een niet-Belgisch bedrijf bent dat factureert aan een Belgische B2B-klant, moet je bereikbaar zijn op Peppol, omdat je klant verplicht is facturen op die manier te ontvangen.

Het Peppol-netwerk: een korte uitleg

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het begon als een aanbestedingsnetwerk voor overheidscontracten en is de de facto B2B-factuurinfrastructuur door heel Europa geworden.

Peppol gebruikt een vierhoeksmodel:

• Hoek 1: jij (de verzender), verbonden met je Access Point
• Hoek 2: je Access Point, dat het document routeert
• Hoek 3: het Access Point van je handelspartner, dat het ontvangt
• Hoek 4: je handelspartner (de ontvanger)

Je verbindt je niet rechtstreeks met het Peppol-netwerk. Je verbindt via een gecertificeerde Access Point-provider, die de routering afhandelt. De meeste cloudboekhoudsplatformen (Exact, Twinfield, Billit, Yuki en anderen) bieden nu Peppol-connectiviteit ingebouwd of als add-on.

Om facturen te ontvangen, moet je btw-nummer in de Peppol-directory staan, het publieke register van alle bereikbare partijen. Als een bedrijf je opzoekt en je staat er niet in, kunnen ze je geen conforme factuur sturen.

Factur-X en ZUGFeRD: het hybride formaat

Peppol verzendt UBL-XML. Dat werkt goed voor machine-naar-machine-verwerking, maar UBL-XML op zichzelf is in de praktijk niet leesbaar voor mensen. Dit is waar Factur-X (en zijn Duitse tegenhanger ZUGFeRD) van pas komt.

Factur-X is een hybride formaat: een PDF/A-3-bestand dat de CII-XML-factuurgegevens inbedt als gestructureerde bijlage. Open het in een pdf-viewer en je ziet een normaal uitziende factuur. Open het in een boekhoudsysteem en je kunt de machinegegevens rechtstreeks extraheren. Beide representaties zijn bit-identiek aan wat werd verzonden en beide zitten in een enkele container.

Het Belgische mandaat staat Peppol-UBL-XML toe als verzendformaat en Factur-X als archiefformaat. In de praktijk gebruiken veel bedrijven beide: Peppol voor bezorging, Factur-X voor de bewaarkopie.

Tijdlijn

Datum	Verplichting
1 januari 2025	Belgische wet gepubliceerd, implementatierichtlijnen uitgegeven
1 januari 2026	Verplichte B2B-e-facturatie via Peppol voor alle btw-plichtige bedrijven
Doorlopend	Controles en handhaving door belastingdienst

Er is geen omzetgebaseerde gefaseerde invoering. De verplichting geldt voor alle omvangen vanaf dag een.

Wat je moet doen

Als je nog niet hebt gehandeld:

1. Registreer bij een Peppol Access Point. Je boekhoudsoftware biedt er mogelijk al een. Als niet, opereren standalone Access Point-providers door heel Belgie.
2. Controleer of je btw-nummer in de Peppol-directory staat. Je kunt dit controleren via onze Peppol Check-tool: plak je btw-nummer in en we vertellen je binnen twee seconden of je bereikbaar bent.
3. Voer je belangrijkste handelspartners door dezelfde controle. Iedereen die als niet-bereikbaar wordt weergegeven, moet zich registreren voordat je ze een conforme factuur kunt sturen.
4. Bevestig dat je software Peppol BIS Billing 3.0 UBL-XML kan genereren, niet alleen een pdf of een legacy-EDI-formaat.
5. Stel conform archiveren in. De Belgische belastingwet vereist factuurbewaaring gedurende zeven jaar. UBL-XML alleen is vaak niet voldoende voor menselijk leesbare archivering; een PDF/A-3-kopie voldoet gelijktijdig aan beide vereisten.

Sancties bij niet-naleving

De Belgische belastingdienst (FOD Financien) kan sancties opleggen voor niet-conforme facturering. Onder de Belgische btw-wet kan een factuur die niet aan de wettelijke vormvereisten voldoet, worden behandeld alsof er geen factuur is uitgereikt, wat betekent dat de bijbehorende btw-aftrek in gevaar komt voor de koper.

In de praktijk betekent dit:

• Kopers kunnen niet-conforme facturen weigeren
• Btw-aftrekken op basis van niet-conforme facturen kunnen worden geweigerd tijdens een controle
• Herhaalde niet-naleving kan administratieve boetes triggeren

De focus in de eerste maanden van 2026 lag op het vergemakkelijken van de overgang in plaats van directe handhaving, maar dat venster sluit naarmate het jaar vordert.

De juridische bewijskloof

Het formaat goed hebben is noodzakelijk maar niet voldoende. De diepere vraag is: kun je, jaren later, bewijzen dat de factuur die je hebt gearchiveerd identiek is aan wat er is verzonden en dat die bestond op de datum die je beweert?

Hier is de juridische bewijslaag van belang. Twee mechanismen dichten de kloof:

RFC 3161-tijdstempels koppelen een cryptografische hash van je document aan een ondertekende tijdstempel van een vertrouwde autoriteit. Als een belastinginspecteur of rechtbank betwist of een factuur op een bepaalde datum is uitgesteurd, is de tijdstempel bewijs dat ze moeilijk kunnen weerleggen. De Belgische archiefvereisten schrijven RFC 3161 niet uitdrukkelijk voor, maar meerdere sectoren en contractkaders doen dat wel, en de bewijswaarde is goed erkend in het Belgische recht.

Chain of custody betekent dat je een ononderbroken record kunt tonen van generatie tot archivering: wie het document aanmaakte, wanneer, welke verwerkingsstappen het doorliep en dat geen van die stappen de inhoud heeft gewijzigd. SealDoc produceert een evidence pack voor elke verwerkte factuur dat het originele bestand, de omgezette PDF/A-3, de gestructureerde XML, het RFC 3161-token en een manifesthash-bestand bevat. Al die elementen kunnen offline worden geverifieerd.

Controleer nu je Peppol-status

De snelste actie die je nu kunt ondernemen is verifiëren dat jij en je handelspartners bereikbaar zijn op Peppol. Onze Peppol Check-tool zoekt elk EU-btw-nummer op in de live Peppol-directory en vertelt je of de partij is geregistreerd, welke documenttypen ze accepteren en wat ze moeten doen om conform te worden als ze dat niet zijn.

Geen account vereist. Plak het btw-nummer in, krijg het antwoord.