Automatisch EU-conforme facturen voor elke WooCommerce bestelling

Verkopen aan Europese bedrijven via een WooCommerce-winkel brengt een complianceverplichting mee die de meeste winkeliers pas ontdekken wanneer een accountant of grote afnemer erop wijst: gestructureerde, machineleesbare facturen. Een gewone PDF is niet voldoende voor B2B-transacties zodra de nationale e-factureermandaten van kracht zijn. Frankrijk verplicht elk bedrijf dat er gevestigd is vanaf september 2026 om e-facturen te kunnen ontvangen, en voert het uitreiken gefaseerd in tot september 2027. Belgie vereist sinds 1 januari 2026 B2B e-facturering van alle btw-plichtige bedrijven die er gevestigd zijn, zonder gefaseerde invoering naar omvang. Duitsland vereist al sinds 2020 gestructureerde e-facturen voor leveranciers aan de publieke sector; sinds 1 januari 2025 moet elk bedrijf in Duitsland e-facturen van andere Duitse bedrijven kunnen ontvangen, en het uitreiken ervan wordt verplicht op 1 januari 2027 voor bedrijven met een omzet boven €800.000 in het voorgaande jaar en op 1 januari 2028 voor iedereen.

SealDoc Compliance Invoices voor WooCommerce handelt dit automatisch af, zonder je bestaande PDF-factuurplugin te vervangen of je checkout-flow te wijzigen.

Wat de plugin doet

Elke keer dat een kwalificerende bestelling de geconfigureerde triggerstatus bereikt (betaald of voltooid, naar keuze), doet de plugin het volgende:

1. Controleren of de koper een bedrijf is, door het btw-nummer in de factuurvelden van de bestelling te lezen
2. Het complianceformaat gebruiken dat je hebt gekozen: ZUGFeRD / Factur-X of XRechnung
3. De besteldata doorsturen naar de SealDoc compliance engine, die de gestructureerde factuur opbouwt en valideert
4. Een downloadlink terugplaatsen in het WooCommerce-bestellingsbeheer, en de factuur optioneel bijvoegen aan de orderbevestigingsmail

De merchant hoeft na de installatie niets te doen. De koper ontvangt een conforme factuur zonder ernaar te vragen.

Waarom WooCommerce-winkels dit nu nodig hebben

De EU e-factureringsregels bewegen snel. Belangrijke datums:

• Duitsland: B2B e-facturering verplicht voor het ontvangen van gestructureerde facturen vanaf januari 2025; verplichting tot uitreiken vanaf januari 2027 voor bedrijven boven €800.000 omzet in het voorgaande jaar en vanaf januari 2028 voor iedereen
• Frankrijk: B2B e-facturering verplicht vanaf september 2026, met UBL, CII en Factur-X op gelijke voet geaccepteerd
• Belgie: B2B e-facturering verplicht sinds januari 2026 voor alle btw-plichtige bedrijven die in Belgie gevestigd zijn, voor zowel uitreiken als ontvangen
• Polen: Verplichte B2B e-facturering via het KSeF-systeem sinds februari 2026 voor de grootste belastingplichtigen en sinds april 2026 voor alle andere

Deze verplichtingen gelden voor bedrijven die in het betreffende land gevestigd zijn. Een WooCommerce-winkel die in Duitsland, Frankrijk, Belgie of Polen gevestigd is en daar zakelijke klanten bedient, moet conforme facturen uitsturen zodra deze data gelden, of riskeert geweigerde betalingen en problemen bij een audit. De plugin maakt automatisch tegen EN 16931 gevalideerde e-facturen aan.

Ondersteunde formaten

De plugin ondersteunt twee EU e-factuurformaten:

• ZUGFeRD / Factur-X: Een hybride PDF met ingebed XML, geaccepteerd in Frankrijk, Belgie, Nederland en Oostenrijk. Frankrijk accepteert het voor binnenlandse B2B op gelijke voet met UBL en CII.
• XRechnung: De Duitse XML-standaard die verplicht is voor alle facturen aan de publieke sector in Duitsland. Ook geaccepteerd in Oostenrijk en andere Duitstalige markten.

Beide formaten implementeren de Europese norm EN16931, zodat een geldige factuur in elk van beide voldoet aan de wettelijke vereisten in elke EU-lidstaat die die norm heeft aangenomen.

B2B-detectie: geen aanpassingen aan de checkout nodig

Niet elke WooCommerce-bestelling is een zakelijke bestelling. De plugin leest het btw-nummer uit de factuurvelden van de bestelling. Als er een btw-nummer aanwezig is, wordt de bestelling behandeld als B2B en ontvangt deze een volledige gestructureerde factuur. Bestellingen zonder btw-nummer worden behandeld als consumentenbestellingen. Je kiest zelf of je die overslaat of toch een Factur-X BASIC factuur genereert.

Als je btw-nummers al verzamelt bij de checkout via een WooCommerce-extensie of een aangepast veld, pakt de plugin die automatisch op. Er zijn geen wijzigingen aan de checkout nodig.

Beveiliging: AES-256 versleutelde API-sleutelopslag

Je SealDoc API-sleutel wordt opgeslagen met AES-256-encryptie in de WordPress-optiestabel. Hij wordt nooit naar logbestanden geschreven of zichtbaar in de admin-interface na de eerste invoer. De plugin communiceert uitsluitend via HTTPS met de SealDoc API.

Opnieuw proberen vanuit het bestellingsbeheer

Als de SealDoc API tijdelijk niet beschikbaar is wanneer een bestelling binnenkomt, gaat de factuur niet verloren. Er verschijnt een knop voor opnieuw proberen op de detailpagina van de WooCommerce-bestelling. Met een klik wordt het factuurverzoek opnieuw verstuurd zonder de bestelling te bewerken of opnieuw aan te maken.

Installatie

1. Upload de plugin-ZIP via Plugins > Nieuwe plugin toevoegen > Plugin uploaden in je WordPress-beheer
2. Maak een API-sleutel aan in je SealDoc-dashboard onder Instellingen > API-sleutels
3. Plak de sleutel in de plugin-instellingen en klik op Valideren
4. Kies je complianceprofiel (ZUGFeRD / Factur-X of XRechnung), je triggerstatus en je voorkeur voor B2C-afhandeling
5. Opslaan. Je eerste conforme factuur wordt gegenereerd bij de volgende kwalificerende bestelling

Een SealDoc Starter-abonnement of hoger is vereist. Het Starter-abonnement dekt Factur-X generatie en is voldoende voor de meeste WooCommerce-winkels.